Crónica de un evento anunciado: así viví la WordPress Marbella 2014

Crónica de un evento anunciado: así viví la WordPress Marbella 2014

Crónica de un evento anunciado:

así viví la WordPress Marbella 2014

Cuando durante meses has estado preparando medio en la sombra, medio de forma pública un evento de amplia repercusión a nivel nacional tanto dentro de la comunidad WordPress, como fuera de ella, se hace necesario sentarse, reflexionar y compartir las experiencias vividas. Son unas vivencias que llegan tanto por ser parte de la organización del evento, como por su celebración, como por su difusión y repercusión. Al ser una gran experiencia personal y profesional, considero que debo compartirla en una crónica, la crónica de un evento anunciado que se materializó el pasado 30 de mayo en Marbella con la celebración de la II WordPress Meetup Marbella.

Hace poco más de tres meses sonó la campanita del chat de Hangouts que uso a diario como canal de comunicación y entró un mensaje que decía algo así como “¿te lanzas a la piscina para organizar la edición 2014 de la WordPress Marbella?”. Y como no sé decir que a no a un buen reto, me involucré al 200% con el mejor equipo de trabajo que me hubiera podido imaginar. Tres grandes compañeros con los que a diario se estableció todo un engranaje comunicativo para romper la distancia geográfica que nos separaba y comenzar a preparar todo lo que se nos venía encima. Antonio Postigo, Pedro Santos, Marcos Quintanilla y yo, cogíamos así el relevo cedido por los creadores de la WordPress Marbella, Roberto Miralles y Mercedes Romero y nos metíamos de lleno a planificar un evento con tres máximas que mantuvimos desde el principio: mantener vivo el espíritu de la comunidad WordPress abriendo el evento a savia nueva, apostar por el comercio electrónico como base para mostrar las posibilidades que hay en estos tiempos tan complicados y disfrutar e intentar hacer disfrutar a todos día a día y paso a paso con algo que nos ilusionaba. Sabíamos que si lográbamos esa combinación, nuestro objetivo se iba a cumplir y desde luego que se ha cumplido.

Foto grupo WordPress Meetup Marbella 2014  (C) Koke Pérez

Foto de familia de la II WordPress Meetup Marbella (C) Koke Perez

Consejos para la organización de eventos

El que más o el que menos, todos hemos organizado reuniones o quedadas con grupos más o menos numerosos, la mayoría informales y alguno que otro formal. Pero organizar un sarao, una jornada, un evento, una meetup o un congreso, conlleva mucho, muchísimo más que la planificación de un día, un horario y un listado de gente convocada.

Organizar un evento en mayúsculas y en equipo, supone un gran esfuerzo personal, profesional, económico, físico, anímico y todos los calificativos que se le quieran dar y por eso desde aquí lanzo cuatro consejos de sentido común pero que conviene tener presentes si vas a dar el paso para montar algo así:

La comunicación en un equipo de trabajo es la base. Si falla esto en alguna de sus partes, todos los esfuerzos fracasarán. Reuniones, reuniones y más reuniones ya sean presenciales o virtuales son la clave. En nuestro caso el sistema comunicativo se basó en reuniones semanales vía Hangouts, grupo de Facebook para mantenernos al día con las tareas y los pasos que cada uno de nosotros daba, carpeta compartida en Google Drive para manejar todos la misma información (archivos, imágenes, vídeos, facturas, presentaciones…) y quedadas presenciales para realizar pruebas técnicas y reuniones con los proveedores.

Fijar una fecha lo antes posible para trabajar sobre seguro es vital. Esta es la mejor forma para poder citar a los ponentes, dar difusión al evento a través de redes sociales y trabajar codo con codo con todos los que de una manera u otra participan en el desarrollo del evento.

La dinamización en las redes sociales es fundamental. Se trata de algo clave hoy en día para difundir la realización de cualquier evento y hay que controlar las diferentes etapas: inicio, fechas previas, el día de celebración y el post-evento. En nuestro caso la estrategia se desarrolló en las cuentas oficiales en Twitter e Instagram, la difusión por las cuentas personales en las distintas redes y notas de prensa.

La búsqueda de patrocinadores debe ser constante hasta el último momento para poder ofrecer lo mejor a los asistentes. En nuestro caso contamos con tres patrocinadores Automotor Premium, Mecatron y WPML y colaboradores que nos permitieron realizar sorteos durante la jornada: Aceros de Hispania, Host-Fusion, WPML, HangoutON, Sentirelamor y una tarta final cortesía del obrador Cati Schiff.

Ponencias de la WordPress Marbella 2014

Reunir a 150 personas un viernes con un programa ajustadísimo desde primera hora de la mañana a última hora de la tarde, que lleguen con ánimo participativo y colaborador, ansias de aprender y absorber conocimiento, ilusión por hacer networking a todos los niveles y que el ambiente no decaiga, es signo de la buena energía que se respiró en el evento.

Si a eso le añadimos que la WordPress Marbella 2014 estuvo plagada de detalles muy medidos, aderezada con un toque de humor, que se recogieron más de 300 kilos de alimentos para donarlos al Banco de alimentos Bancosol Marbella y que hubo una dulce sorpresa en forma de cupcakes de WordPress y la tarta final y especial para celebrar el undécimo cumpleaños de WordPress (27 de mayo), se puede decir que la meetup resultó innovadora en la forma. La otra clave de la jornada para ajustar el fondo fue reunir a nueve cracks a los que estoy muy agradecida, nueve ponentes que en sesiones de media hora desgranaron temas de interés relacionados con WordPress y el comercio electrónico para todos los niveles. Aquí un listado con los participantes y enlaces a sus interesantes ponencias que próximamente se podrán ver en vídeo:

 Andy García, ponencia: ¿Cómo instalar una tienda online en WordPress con WooCommerce? 

 José Antonio Ruiz Cantero, ponencia: Integración de WordPress con plataformas de rentabilización.

 Ángeles Portillo, ponencia: Crear un negocio de formación online con WordPress.

 Camino García, ponencia: Aspectos legales de WordPress.

 Jesús Amieiro, ponencia: Creando un tema para WordPress desde cero.

 Amit Kvint, ponencia: WordPress multilingüe enfocado al comercio electrónico.

 Ricardo Prieto, ponencia: Diseñando una mejor experiencia ecommerce en responsive.

Rafael Poveda, ponencia: WordPress: un viaje en el tiempo.

 Francis Ortiz, ponencia: ¿El SEO ha Muerto? ¡Viva el Local SEO! y una parte de Geolocalización. Espectacular imagen 360º de la WordPress Marbella realizada por Francis durante su ponencia.

Collage fotos II WordPress Meetup Marbella

Fotos varias WordPress Marbella 2014. Algunas de Koke Perez (C)

Mi balance personal y profesional del evento

En lo personal no alcanzo a encontrar palabras para describir todas las sensaciones que experimenté desvirtualizando a una gran cantidad de personas que día a día había acumulado en mi diario de ‘gente imprescindible del 2.0 que debo conocer en versión 1.0’ y fueron muchas, muchísimas. De cada uno de ellos conservo un recuerdo especial, pero con permiso de todos ellos me permito el lujo de nombrar aquí a tres desvirtualizaciones imprescindibles que convirtieron mi experiencia en más inolvidable todavía: mi compañero de batallas online Antonio Postigo, mi dama energizante de redes Manuela Caro y mi compañera esemepera y parte integrante de este blog Esther Ruiz.

En lo profesional también me cuesta encontrar las palabras precisas para describir lo que esta jornada significó para mí al vivir intensamente la WordPress Marbella desde la organización, presentándola, realizando un HangoutON en directo con una mesa redonda con todos los ponentes y una activa participación del público, participando activamente en redes sociales y en persona en todo cuanto pude para disfrutar cada minuto del evento. Pero lo que sí acierto a decir es lo agradecida que estoy con el equipo de ayudantes que colaboró para que todo funcionase como un reloj Miguel Ángel Gajete, José Carlos Ruiz, Mª del Mar Millán y Manuela Caro; con el fotógrafo de lujo Koke Pérez que hizo un trabajo extraordinario con un estupendo reportaje fotográfico que se puede ver en este enlace; con el equipo humano de Andalucía Lab que nos prestó su ayuda desde el primer momento y con todos y cada uno de los asistentes que puso la guinda a una gran jornada.

Todas las crónicas tienen un inicio, un desarrollo y un desenlace, pero en esta ocasión el cierre es totalmente abierto ya que, a día de hoy, sigue creciendo toda la onda expansiva que envolvió a la II WordPress Meetup Marbella. Superó los cinco millones de impactos en Twitter y en muchos más millones las sensaciones que allí vivimos como se puede ver en este Storify resumen con todos los contenidos compartidos por los asistentes. ¡Gracias a todos por hacer realidad esta experiencia!